新闻出版内容资源加工规范 第 5 部分：资料管理 2014-01-29 发布 2014-01-29 实施中华人民共和国新闻出版行业标准 Specification of content resource processing in press and publication— Part 5: Materials managementCY/T 101.5—2014ICS 35.240.30 L70 发 布 中华人民共和国国家新闻出版广电总局 I前言……………………………………………………………………………………………………………… I 1　范围 ………………………………………………………………………………………………………… 1 2　术语和定义 ………………………………………………………………………………………………… 1 3　资料整理和移交 ………………………………………………………………………………………… 1 3.1　资料整理 ……………………………………………………………………………………………… 2 3.2　资料移交 ……………………………………………………………………………………………… 3 4　资料使用 …………………………………………………………………………………………………… 3 4.1　使用原则 ……………………………………………………………………………………………… 3 4.2　使用过程 ……………………………………………………………………………………………… 3 5　资料保存 …………………………………………………………………………………………………… 4 6　资料归还 …………………………………………………………………………………………………… 4 附录 A（资料性附录）　资料清单样例 ……………………………………………………………………… 5 参考文献………………………………………………………………………………………………………… 7目 次 CY/T 101.5—2014 ICY/T 101 《新闻出版内容资源加工规范》分为以下 10个部分： ──第 1部分：加工专业术语； ──第 4部分：数据加工质量； ──第 5部分：资料管理； ──第 6部分：数据管理； ──第 7部分：数据交付； ──第 8部分：图书加工； ──第 9部分：报纸加工； ──第 10部分：期刊加工。 本部分为 CY/T 101 的第 5部分。 本部分的附录 A为资料性附录。 本部分由中华人民共和国国家新闻出版广电总局科技司提出。 本部分由全国新闻出版信息标准化技术委员会归口。 本部分起草单位：方正国际软件有限公司、 北京拓标卓越信息技术研究院、 新闻出版总署信息中心。 本部分主要起草人：赵海涛、周长岭、安秀敏、刘成勇、蔡京生、周卫国、吴治强、张沫。前 言 ──第 2部分：数据加工 Óë应用模式； ──第 3部分：数据加工规格；11　范围 CY/T 101 的本部分提出了新闻出版内容资源加工资料的移交、使用、保存和归还等方面的要求。 本部分适用于新闻出版内容资源的数字化加工及电子资源的制作和应用。 2　术语和定义 CY/T 101.1-2014 中所界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 2.1　 新闻出版内容资源 press and publication content resource 新闻出版领域内任意形式、任何粒度的内容及其他有价值的资源。 [CY/T 101.1-2014，4.1.1] 2.2　 资料 materials 新闻出版的印刷品、存档胶片或原始排版数据的统称。 [CY/T 101.1-2014，4.1.2] 2.3　 资料保管 material custody 维护加工对象资料完整与安全的保存活动。 2.4　 损坏 damage 由于外部或内部作用而导致加工原件物理状况的有害变化。 [CY/T 101.1-2014，4.4.8] 2.5　 折角 dog-eared 由于制造损坏、故意行为或者损耗所导致的一页的角被折转。 [CY/T 101.1-2014，4.4.9] 2.6　 委托方 distributor 委托数据加工处理服务的单位或个人。[CY/T 101.1-2014，7.2.1] 2.7　 加工方 processing vendor 承接数据加工处理的单位或个人。[CY/T 101.1-2014，7.2.2] 3　资料整理和移交 3.1　资料整理 3.1.1　概述 资料整理是对待加工的新闻出版内容资源的所有物理件、用于印刷制版并存档的原始排版数据文新闻出版内容资源加工规范 第 5 部分：资料管理 CY/T 101.5—20142件或存档胶片等逐件进行分类、核对、检查、登记等的过程。资料整理应形成规范完整的清单。 3.1.2　分类 资料分类是对待加工的新闻出版内容资源按照纸质、电子数据和胶片的划分。 3.1.3　核对 对待加工的物理件、电子数据和胶片等进行核对，核对点通常包括：a) 核对资料的物理形态是否与资源清单一致； b) 核对资料出版信息、卷册信息等，确定是否为所加工版本； c) 核对电子数据是否完整，数据版本是否为最终版。 3.1.4　检查 对物理件的外观、污损、缺失等品相要素进行全面检查，对电子数据、胶片的有效性和完整性进 行检查，检查点通常包括： a) 检查是否存在缺页和少页等； b) 检查是否存在纸张缺角、残边和折角等损坏； c) 检查资料附带的唯一标识是否存在脱落； d) 检查外包装是否破损； e) 检查电子数据、胶片的完整性和有效性等。 3.1.5　登记 登记核对和检查过程中发现的各类问题，生成完整的资料登记清单（参见附录 A.1）。资料登记 清单包括基本信息和检查结果信息，基本信息登记项目见表 1。 序号 登记项资源类型 说明 图书 报纸 期刊 1 ID号 √ √ √ 序号 2 题名 √ √ √ 待加工资源的名称 3 卷册 √ 卷册信息 4 丛套书 √ 系列图书相关信息 5 期次 √ √ 报纸或期刊的出版期次信息 6 作者 √ 作者信息 7 出版单位 √ 出版单位信息 8 出版时间 √ √ √ 出版时间信息 9 版数 √ 每期报纸所含的版数 10 页数 √ √ 图书或期刊的总页数 11 字数 √ 图书或期刊的总字数 12电子数据介质 √ √ √ 硬盘、磁带、光盘 13 分类 √ √ √ 纸质、电子数据、胶片 14 可否拆分 √ √ √ 原始资源是否可以拆分为单页资源 15 是否归还 √ √ √ 明确资料是否要求归还 16 其他 其他需要登记的信息表 1　基本信息登记项目